Cosa significa fare design partendo dalle persone?
Perchè individuare e comprendere il problema non è un lusso, ma il modo corretto di fare le cose?
Cosa significa andare veloci?

Il punto di partenza: una difficoltà che tutti conoscono ma nessuno ha mai misurato

Tutto è cominciato da un'osservazione semplice. Ogni anno, il team People/HR dedica tempo prezioso a inviare email individuali ai colleghi che hanno accumulato troppe ferie. I colleghi, dal canto loro, spesso scoprono di avere molti giorni residui solo leggendo il cedolino mensile, quando ormai è tardi per pianificare in modo sensato.

Il problema è noto, nel senso che in diverse ricerche portate avanti in progetti differenti, è emersa questo desiderio da parte di molti colleghi di poter monitorare in tempo reale lo stato di Ferie e Permessi . Per cui da buoni designer abbiamo deciso di provare a comprendere il problema, con dati e non solo con impressioni, il primo passo di qualsiasi processo HCD.

La prima domanda che ci siamo posti non è stata “cosa costruiamo?” ma “cosa sta succedendo davvero?". Questa distinzione non è retorica, è fondamentale. Saltare questa domanda significa rischiare di costruire la soluzione giusta al problema sbagliato.

L’approccio: fail fast, fast forward. Ma non a caso (!)

Il Design Thinking è spesso presentato come una sequenza lineare di fasi: Empatizzare, Definire, Ideare, Prototipare, Testare. In realtà, è una mentalità, un modo di approcciare i problemi che mette le persone al centro di ogni decisione.

1- Prima di ipotizzare qualsiasi soluzione, abbiamo lavorato per capire dove stava realmente la difficoltà. Non solo nelle nostre supposizioni, ma nell'esperienza concreta dei colleghi. Partendo dagli indizi emersi nel corso del tempo (sondaggi, interviste..) abbiamo intercettato una frustrazione: la difficoltà di gestione delle ferie.

2- Con quei segnali in mano, abbiamo formulato una domanda di progetto chiara: i colleghi hanno un bisogno reale di visibilità in tempo reale sui propri saldi ferie e di strumenti di pianificazione proattiva? Da cui sono derivate domande quali: “Possiamo approfondire e misurare queste difficoltà? Se esistono realmente queste difficoltà, quali sono quindi le necessità?”

3- In questa fase, si è lavorato su possibili direzioni: cosa potrebbe risolvere la difficoltà? Quali funzionalità avrebbero senso? Come avere più informazioni possibili a budget risicato (verosimilmente vicino allo zero)?

4- Il progetto ha preso una forma insolita. La piattaforma Clann esistente, su cui sarebbe dovuto essere integrato il modulo, è costruita su tecnologia legacy che non permette di integrare rapidamente componenti sperimentali. La soluzione è stata quindi costruire un prototipo funzionante indipendente, un insieme di feature messe lì per essere provate e per raccogliere feedback, non ipotetici ma di reale utilizzo.

5- Abbiamo poi fatto utilizzare il prototipo a circa una 30ina di colleghi e fatto compilare una survey strutturata e realizzato anche alcune interviste dirette per approfondire parte delle risposte e dei feedback ricevuti. Il campione è stato eterogeneo: developer, PM, service leader, figure amministrative.

Cosa abbiamo imparato: insight, non dati

I dati di una ricerca non parlano da soli. Hanno bisogno di essere interpretati, contestualizzati, collegati gli uni agli altri.

Il bisogno è reale e sentito. La visibilità immediata sui propri saldi ferie ha un valore concreto per le persone. L'algoritmo dei ponti intelligenti è la funzione più importante. Il modello visivo a contatori funziona.

• L'87% dei colleghi ha trovato utile un tool di questo tipo (punteggio ≥7/10), e quasi la metà (48%) ha dato il voto massimo alla prima impressione.
• La funzione più amata in assoluto sono i ponti intelligenti, citati spontaneamente come la più innovativa
•  Sul fronte dei problemi, 4 interviste su 5 hanno sollevato, in modo indipendente, senza che fosse una domanda diretta,  lo stesso nodo: le ore di recupero da reperibilità restano invisibili anche in busta paga e si azzerano a fine anno se non tracciate.

Ma è emersa anche un’altra necessità cruciale perchè queste funzionalità possano avere senso e portare un impatto funzionale: i Sorintians non vogliono l’ennesimo tool, vogliono un unico tool dove poter gestire tutto, un punto di connessione di tante esigenze correlate che si parlano. L’integrazione è il termine più adatto.

“Senza integrazioni (clann / google) ovviamente è un tool che non andrei mai ad utilizzare: già devo mettere le ferie in clann e poi su google, ci manca solo di metterle qui dentro e poi altro che burnout"

"Pensate possa essere collegato a CLANN per avere un conteggio in tempo 'reale'?"

"Pianificatore ferie che non possa agganciarsi al clann, una richiesta automatica sarebbe bella"

"Sarebbe bello che il calendario sia allineato a clann"

"Dovrebbe essere un tool condiviso in Clann"

Cosa significa tutto questo per noi come organizzazione

Il progetto FerieTracker non è solo la storia di una feature. È la dimostrazione concreta di cosa succede quando si applica un processo strutturato a una reale necessità, con le persone al centro.

Siamo partiti da un approccio di design, cioè mettere le persone al centro e progettare per il loro problema. Abbiamo lavorato sfruttando i limiti a cui il contesto ci obbligava, nello specifico poco o zero budget, inteso sia come tempo, sia come capacità di sviluppo codice. Per cui l’idea di creare un prototipo AI guidato da designer e da richieste mirate, ha permesso di creare un contesto solido per raccogliere dati reali su funzionalità reali. Il tutto effettivamente stando a budget.

Ci ha permesso di capire un bisogno prima di investire tempo e risorse nello sviluppo. Di raccogliere informazioni importanti che non avremmo scoperto in una semplice riunione di inizio progetto. Di portare fatti reali, non solo opinioni o supposizioni, alle decisioni importanti. E di farlo in tempi e con costi che un ciclo di sviluppo tradizionale non avrebbe mai permesso.

Il team di Human-Centered Design non è un team che si concentra sull'estetica. È un team che usa la ricerca, il design e la prototipazione per ridurre il rischio delle decisioni. Che mette le persone, come i colleghi, gli utenti e gli stakeholder, al centro di ogni scelta. Che si pone le domande difficili prima, quando è ancora possibile cambiare rotta, invece di dopo, quando il costo del cambiamento è già molto alto.

Il design centrato sull'uomo non è solo una metodologia da applicare in ufficio. È un modo di prendere decisioni migliori, più informate e più responsabili. E il caso di FerieTracker è forse il modo più concreto che abbiamo per dimostrarlo.

La vera velocità non è saltare i passaggi. È non dover tornare indietro.

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Davide Belotti, UX Designer, Team di Human-Centered Design, SORINT.lab

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