Preparazione di una POC per una Pubblica Amministrazione italiana

[Versione italiana di seguito]

Disclaimer: Many of our customers have confidentiality agreements safeguarding their brand names from commercial purposes. Hence, you may encounter references such as “Client Name Confidential”, or the customer’s industry instead of the customer’s brand name.

About one month ago, I took the Product Ownership of a platform that will be used by an Italian Public Administration and different social cooperatives, to provide services to Silver Age individuals (i.e. people 65 to 74 years old).

Though the project was discussed a few years ago, only one month ago the rocks started to roll, and we were asked to prepare a POC. Sounds easy, right? Well, not at all :D

First of all, I had to understand who the stakeholders were: not only the city hall, but also social cooperatives, service providers and of course Sorint people. I carefully studied the documents provided to us by the customer, then we all met a few times to understand what the requirements were.

After that, I did what is my best: modeling processes using charts! You can see another example of my way of working in this article.

First of all, I started sketching something on paper: writing words, tracing lines and arrows... Yes I use a lot of electronic boards, but when I want my brain to flow I have to use a pen! After having cleared my mind, I switched to a visual collaboration tool and started doing some charts about the expected workflow, then some mind maps to understand how it could work.

I used a few images and many many blocks and connectors... I modeled the actual "real life" processes and the workflow of the application. And then we showed it all to the customers...

The best thing? When they said: "We discussed the requirements for two years, we prepared pages and pages of documents, and you have synthesized everything we needed in just one board... That's amazing!"

And when the flowchart was approved, our UI designers used it to prepare the POC.

The POC was then presented in a dedicated meeting with all stakeholders involved. All were delighted by our solution and understood that our work would have provided value not only to Silver Age individuals, but also to all entities involved.

Here is a way not just to meet customer's expectation, but to exceed them!

Avviso: Molti dei nostri clienti hanno stipulato accordi di riservatezza che tutelano i loro marchi da scopi commerciali. Pertanto potresti incontrare diciture come “Nome Cliente Riservato” oppure vedrai riportato il settore del cliente invece del suo nome.

Circa un mese fa, sono stato assegnato come Product Owner per una piattaforma che sarà utilizzata da una Pubblica Amministrazione Italiana, e alcune cooperative sociali, per fornire servizi ad individui della cosiddetta "Silver Age", ovvero adulti di età compresa tra i 65 e i 74 anni.

Nonostante il progetto fosse già stato discusso qualche anno prima, solamente un mese fa abbiamo ottenuto la green light per partire, e ci è stato chiesto di preparare una POC. Sembra facile, no? Mmm non proprio! :D

Innanzitutto, ho dovuto capire chi fossero gli stakeholder: non solo il Comune, ma anche le cooperative sociali, i fornitori di servizi, e naturalmente alcune persone di Sorint. Ho studiato con attenzione i documenti forniti dal cliente, e ci siamo incontrati tutti insieme un paio di volte, per capire e definire quali fossero i requisiti della piattaforma.

Dopodiché, ho fatto quello che mi riesce meglio: modellare i processi con flowchart! In questo articolo potete vedere un altro esempio di come mi piace lavorare!

Prima di tutto ho iniziato a fare qualche schizzo su carta: scrivere parole, tracciare linee e frecce... Si, uso spesso le lavagne elettroniche, ma quando ho bisogno che il mio cervello funzioni, devo usare una penna! Dopo essermi chiarito le idee, sono passato ad una board collaborativa e ho iniziato a preparare alcuni grafici sui flussi attesi, e poi alcune mappe mentali per capire come il tutto potesse funzionare.

Ho usato qualche immagine, e tanti tanti blocchi e connettori... Ho modellato i processi "veri" e il workflow generale dell'applicazione. Infine, abbiamo mostrato tutto questo ai clienti...

La cosa migliore? Quando il cliente ci disse: "Abbiamo discusso i requisiti per due anni, preparato pagine e pagine di documenti, e voi siete stati in grado di sintetizzare tutto ciò di cui abbiamo bisogno in una sola board... Siete fantastici!"

E quando i flussi sono stati approvati, i nostri designer li hanno usati per preparare la POC, che è stata presentata in una riunione apposita, con tutti gli stakeholder coinvolti. Tutti sono rimasti a bocca aperta per la nostra proposta di solutione, e hanno capito che il nostro lavoro non solo avrebbe portato valore agli utenti "Silver Age", ma anche a tutte le entità coinvolte.

Ecco un modo di non accontentarsi a soddisfare le aspettative di un cliente, ma superarle!

The POC was then presented in a dedicated meeting with all stakeholders involved. All were delighted by our solution and understood that our work would have provided value not only to Silver Age individuals, but also to all entities involved.