ARPA Case Study - Procurement

English version

In the fast-moving and competitive world of modern business, efficient and traceable business processes are critical to success. One area that often requires special attention is procurement, where the management of purchase requests can become complex and time-consuming. Here's how the adoption of ARPA, Sorint Lab's low-code framework, transformed the procurement process for a client in the technology sector with nine offices worldwide and around 1,200 employees.

The Challenge

The client was facing a number of procurement management challenges:

• Nine offices distributed globally.
• Around 1,200 employees.
• Tens of monthly requests to be managed.
• Traditional procurement process and communication via email.
• Approvals, monitoring and reporting handled manually.
• No interest in investing in a customised software solution.

The Solution

Sorint Lab presented the client with the ARPA solution, an application that offers:

• Tracker, workspaces, workflow, collaboration, notifications, attachments, and more.
• Rapid implementation and customisation to meet the specific needs of the procurement department.
• Parallel testing conducted in one week, with minimal support needed from Sorint Lab.
• Two training sessions provided by the ARPA team.

The Result

According to procurement managers, ARPA has delivered numerous benefits:

• More agile, efficient and easily traceable procurement process.
• Drastic reduction in the use of emails.
• Ability of the department to handle at least 100% more requests.
• Introduction of a 'smart' solution recognised by the IT department.
• Improvement of the overall quality of the procurement process.

The User Perspective

In order to deepen the impact of ARPA, an interview was conducted with an employee of the procurement department who experienced the transformation brought about by ARPA first-hand. The interview provided a detailed insight into the challenges faced before the implementation of ARPA and the improvements experienced afterwards.

Before the introduction of ARPA, the department used an internal kanban system to manage procurement requests. Each office opened a ticket for a specific request, which was then handled manually by the procurement department. This process was particularly onerous when it came to generating reports, which had to be compiled manually, resulting in a considerable waste of time and resources.

The introduction of ARPA radically transformed this scenario. Users described ARPA as a very intuitive and user-friendly system. The application simplified the management of purchase requests thanks to dedicated sections for each country, where all the necessary details, including cost documents, notes and ownership, can be viewed. This allowed tickets to be managed more efficiently and quickly.

One of the most appreciated features was the automatic generation of reports in real time. This not only reduced the time needed to create reports, but also improved the department's ability to analyse the current situation and respond quickly to business needs. The user remarked that ARPA enabled the department to handle significantly more requests than before, with an estimated 100% increase in monthly request management capacity.

On average, each request involved three or four departments, depending on the complexity of the request. ARPA made it easier for these departments to work together, facilitating information sharing and workflow management.

The user also expressed some ideas for further improving ARPA. He suggested the introduction of new features for workflow management, which could make the process even more efficient. Despite these suggestions for improvement, the user repeated how ARPA has already significantly improved the quality of their daily work, making the procurement process smoother and less time-consuming.

Considering the intended investment on this project, whether in time or cost, ARPA has met all the requirements shared by the client during the technology selection phase.

Conclusions

The case study highlights how ARPA has transformed the procurement process for a global technology company, making it more efficient and traceable. The interview provided a valuable perspective on ARPA's positive impact on users' daily lives.

Italian version

Nel mondo frenetico e competitivo del business moderno, l'efficienza e la tracciabilità dei processi aziendali sono fondamentali per il successo. Una delle aree che spesso richiede una particolare attenzione è il procurement, dove la gestione delle richieste di acquisto può diventare complessa e dispendiosa in termini di tempo. Ecco come l'adozione di ARPA, il framework low-code di Sorint Lab, ha trasformato il processo di procurement per un cliente nel settore tecnologico con otto uffici in tutto il mondo e circa 1.200 dipendenti.

La Sfida

Il cliente si trovava di fronte a numerose difficoltà nella gestione del procurement:

• Nove uffici distribuiti a livello globale.
• Circa 1.200 dipendenti.
• Decine di richieste mensili da gestire.
• Processo di procurement tradizionale e comunicazione via email.
• Approvazioni, monitoraggio e reportistica gestiti manualmente.
• Nessun interesse ad investire in una soluzione software personalizzata.

La Soluzione

Sorint Lab ha presentato al cliente la soluzione ARPA, un'applicazione che offre:

• Tracker, workspaces, workflow, collaborazione, notifiche, allegati, e molto altro.
• Implementazione rapida e personalizzazione per soddisfare le specifiche esigenze del dipartimento di procurement.
• Test parallelo condotto in una settimana, con minimo supporto necessario da parte di Sorint Lab.
• Due sessioni di formazione fornite dal team di ARPA.

Il Risultato

Secondo i responsabili del procurement, ARPA ha portato numerosi benefici:

• Processo di procurement più agile, efficiente e facilmente tracciabile.
• Drastica riduzione dell'uso delle email.
• Capacità del dipartimento di gestire almeno il 100% in più di richieste.
• Introduzione di una soluzione "smart" riconosciuta dal dipartimento IT.
• Miglioramento della qualità complessiva del processo di procurement.

La Prospettiva dell'Utente

Per approfondire l'impatto di ARPA, è stata condotta un'intervista con una dipendente del dipartimento di procurement che ha vissuto in prima persona la trasformazione portata da ARPA. L'intervista ha fornito una visione dettagliata delle sfide affrontate prima dell'implementazione di ARPA e dei miglioramenti riscontrati dopo.

Prima dell'introduzione di ARPA, il dipartimento utilizzava un sistema kanban interno per gestire le richieste di acquisto. Ogni ufficio apriva un ticket per una specifica richiesta, che veniva poi gestito manualmente dal dipartimento di procurement. Questo processo era particolarmente oneroso quando si trattava di generare report, che dovevano essere compilati manualmente, risultando in un notevole spreco di tempo e risorse.

L'introduzione di ARPA ha trasformato radicalmente questo scenario. L'utente ha descritto ARPA come un sistema molto intuitivo e user-friendly. L'applicazione ha semplificato la gestione delle richieste di acquisto grazie a sezioni dedicate per ogni paese, dove è possibile visualizzare tutti i dettagli necessari, inclusi documenti di costo, note e proprietà. Questo ha permesso di gestire i ticket in modo più efficiente e rapido.

Una delle caratteristiche più apprezzate è stata la generazione automatica dei report in tempo reale. Questo non solo ha ridotto il tempo necessario per la creazione dei report, ma ha anche migliorato la capacità del dipartimento di analizzare la situazione attuale e di rispondere rapidamente alle esigenze aziendali. L'utente ha sottolineato come ARPA abbia permesso al dipartimento di gestire un numero significativamente maggiore di richieste rispetto a prima, con un aumento stimato del 100% nella capacità di gestione delle richieste mensili.

In media, ogni richiesta coinvolgeva tre o quattro dipartimenti, a seconda della complessità della richiesta stessa. ARPA ha reso più semplice la collaborazione tra questi dipartimenti, facilitando la condivisione delle informazioni e la gestione dei workflow.

L'utente ha anche espresso alcune idee per migliorare ulteriormente ARPA. Ha suggerito l'introduzione di nuove funzionalità per la gestione dei workflow, che potrebbero rendere il processo ancora più efficiente. Nonostante queste proposte di miglioramento, l'utente ha ribadito come ARPA abbia già significativamente migliorato la qualità del loro lavoro quotidiano, rendendo il processo di procurement più fluido e meno dispendioso in termini di tempo.

Tenendo conto dell'investimento pianificato per questo progetto, sia in termini di tempo che di budget, ARPA ha rispettato tutti i requisiti specificati dal cliente durante la fase di selezione tecnologica.

Conclusioni

Il caso studio evidenzia come ARPA abbia trasformato il processo di procurement per un'azienda tecnologica globale, rendendolo più efficiente e tracciabile. L'intervista ha fornito una preziosa prospettiva sull'impatto positivo di ARPA sulla vita quotidiana degli utenti.